Een Excel boekhouding

Excel boekhouding

Het bijhouden van een Excel boekhouding is een vorm van gratis boekhoudsoftware, waarbij je veel leert over het boekhouden zelf. Wanneer je enige tijd en energie wilt steken in het zelf leren boekhouden, is het werken met Excel een goede eerste stap. Het overstappen naar een boekhouder of accountant, of naar een betaald boekhoudpakket kan ook later nog. In dit artikel maken we kennis met de mogelijkheden en de voor- en nadelen van een Excel boekhouding. We zullen de volgende onderwerpen behandelen:

Voor wie is het boekhouden via Excel geschikt?

Een ZZP-er, kleine zelfstandige of startende ondernemer heeft doorgaans in het begin nog geen behoefte aan uitgebreide boekhoudsoftware. Zeker bij het opzetten van je onderneming weet je niet direct hoe je boekhouding er uit zal gaan zien. Laat staan dat je het boekhouden direct onder de knie hebt. Maar alles valt te leren! Het zelf leren boekhouden, met daarbij het gebruik van Excel, is een prima manier om te beginnen met je boekhouding. Wanneer je je boekhouding zelf bijhoudt, weet je altijd wat er speelt. En met een beperkt aantal transacties houd je ook in MS Excel nog prima zicht op je financiële gezondheid. Ook de belastingdienst accepteert dit, mits je voeldoet aan de eisen van een goede administratie.

Voordelen van een Excel boekhouding

  • Het programma is al op de PC aanwezig

    Een office-pakket is voor iedere ondernemer onmisbaar. De kans is dan ook groot dat je reeds een office-pakket op je PC hebt geïnstalleerd. In elk office-pakket zit wel een spreadsheet programma. In de pakketten van Microsoft is dat bijvoorbeeld Excel. In een open-source pakket als Open Office is dat Calc (gratis). Daarnaast kun je er ook voor kiezen gebruik te maken van online Excel varianten, zoals die in Google Docs of Microsoft 365. Binnen elk van deze producten is het mogelijk te beginnen met een boekhouding.
  • Gratis of lage aanschafkosten

    Wanneer je al beschikt over een office-pakket of een Excel variant, kun je met relatief weinig of geen kosten beginnen met het opzetten van je boekhouding. Een office-pakket zul je meestal toch nodig zijn, dus de kosten voor een licentie worden sowieso gemaakt. Daarnaast zijn er diverse gratis alternatieven voor Excel, zoals bijvoorbeeld Google Docs of het spreadsheet programma van Open Office. Wanneer je voor een van deze laatste opties kiest, kan het wel zijn dat de hulpmiddelen en websites die speciaal voor Microsoft Excel zijn geschreven voor jou niet werken.
  • Bestaande sjablonen Excel gebruiken

    Er zijn op het internet verschillende sjablonen te vinden, waarin al een opzet in is gemaakt en je dus niet alles uit hoeft te zoeken. Mocht je een sjabloon vinden die past bij je wensen en organisatie, kan dit je veel tijd besparen. Zo kun je direct beginnen met je Excel boekhouding, maar kun je ook experimenteren met wat het beste bij jouw administratie of manier van werken past. Elders in dit artikel vind je voorbeelden van Excel sjablonen.
  • Makkelijk zelf in te richten

    Via een spreadsheet programma als Excel kun je zelf je eigen administratie inrichten. Natuurlijk moet je een beetje thuis zijn in het programma, maar zodra je je weg kent kan je je boekhouding naar eigen wens inrichten en blijf je in control. Met de (geavanceerde) mogelijkheden die Excel biedt kun je vervolgens je administratie laten meegroeien met je onderneming. Als je genoeg verstand hebt van macro's en formules is het mogelijk een compleet boekhoudprogramma op maat te maken.
  • Meegroeimogelijkheden met je bedrijf

    Naar mate je meer leert over de functionaliteiten van een spreadsheet programma, kun je de Excel boekhouding steeds uitgebreider maken. Dat houd ook in dat je een Excel boekhouding kunt laten meegroeien met je bedrijf. Ook voor complexe situaties is er meestal wel een oplossing mogelijk. Ook zaken als facturen opmaken, kilometerregistraties, voorraad bijhouden of een urenregistratie is prima mogelijk. En kom je er zelf niet uit, dan kun je altijd nog een cursus volgen of een oplossing op internet opzoeken.
  • Op elk systeem te gebruiken

    De meeste spreadsheet of Excel programma's zijn beschikbaar op zowel Windows, Linux als Apple (Mac) systemen. Dit houd in dat je je boekhouding kunt bijwerken op nagenoeg elk platform. Zelfs mobiele devices als smartphones en tablets hebben tegenwoordig een Excel programma. Met als voordeel dat je bijna overal je boekhouding kan bijhouden. Meer over boekhoudpakketten op de Mac.

Nadelen van een Excel boekhouding

Het zelf kunnen inrichten van een Excel boekhouding is een voordeel, maar kan ook juist nadelig zijn.

  • Kennis van formules Excel is gewenst

    nadelen excel formules plaatje Bij het gebruik van Excel heb je kennis van het programma en de noodzakelijke formules en macro's nodig. Bij de meeste boekhoudsoftware blijven dit soort formules achterwege en hoef je enkel de data in te voeren. De boekhoudsoftware doet de rest. Bereid je dus wel voor op het moeten aanleren en kunnen begrijpen van diverse formules. Gelukkig kunnen kant-en-klare voorbeeld Excel-sheets hier uitkomst bieden.
  • Gratis boekhoudpakketten als alternatief

    Je kunt er voor kiezen om je boekhouding direct te beginnen in een van de (gratis) boekhoudsoftware alternatieven. Zodra je bedrijf gaat groeien, kunnen je wensen t.a.v. het boekhouden ook veranderen. Door nu al te gaan werken met het boekhoudpakket dat voldoet aan je toekomstige eisen, kun je in de toekomst tijd en energie besparen. Tijd die je beter in de kernactiviteiten van je bedrijf had kunnen stoppen. Zie ook het overzicht populaire boekhoudpakketten. Of je nu kiest voor een boekhoudpakket of een Excel boekhouding, basiskennis van boekhouden blijft belangrijk.
  • Alles zelf doen

    En nadeel ten opzichte van een boekhoudprogramma, is dat je geen support desk kan bellen om advies kan vragen wanneer er iets mis gaat. Daarnaast is hierdoor de kans op fouten groter en is het lastig om te controleren of alles klopt. Problemen zul je dus zelf moeten oplossen. Voor beginnende boekhouders kan dit reden zijn om toch met boekhoudsoftware te gaan werken.
  • Kost (veel) tijd

    Hoewel je kunt beginnen met voorbeeld sjablonen, kan het boekhouden in Excel evengoed erg veel tijd kosten. Zowel het aanleren van Excel, als w.b.t. het onderhouden en laten meegroeien met je onderneming.
  • Automatische koppelingen niet mogelijk

    Het kan zijn dat je werkt met een kassa systeem of webwinkel software (zie ook: boekhoudpakket voor webwinkels). Deze systemen bieden in de regel weinig of beperkte ondersteuning voor een Excel boekhouding. Dit heeft tot gevolg dat een koppeling vaak niet mogelijk is en je met de hand de boekhouding moet bijwerken. Ook automatisch importeren van afschriften of gegevens van je (zakelijke) bankrekening is doorgaans niet mogelijk. Heb je deze koppelingen niet nodig, dan hoeft dit natuurlijk geen beletsel te zijn.

Sjablonen en voorbeeld boekhouding in Excel

Op internet zijn vele voorbeelden en sjablonen te vinden om te kunnen beginnen met boekhouden in Excel. Dit varieert van eenvoudige spreadheets, tot zeer uitgebreide en volledige administratie voorbeelden. Wij hebben er enkele op een rijtje gezet.

Boekinex (Gratis & betaald)

afbeelding boekinexBoekinex is ideaal bij een beperkt aantal mutaties. De gratis variant biedt een goede basis om te beginnen met het boekhouden. Deze vereenvoudigde versie bevat niet opties als subadministratie, rapportage en facturen maken, maar is wel te gebruiken bij een kas, bank en memo-administratie. De gratis versie werkt voor het huidige boekjaar 2012. Alle populaire Excel-versies (van 97 tot 2010) worden ondersteund. Wil je meer, dan heeft Boekinex ook een compleet en volwaardig betaald excel-boekhoudpakket.

Ga naar Boekinex

Modelboekhouding Kroes Belastingen & Administraties (Gratis)

Administratiekantoor Kroes Belastingen & Administraties bied een gratis Excel modelboekhouding aan, dat je naar eigen inzicht kan aanpassen. Het document bestaat uit een boekingslijst, een periodeoverzicht, een factuursjabloon, kilometerregistratie en een rittenstaat.

Download Modelboekhouding

Excel Boekhoud Template door Michel Oltheten (Gratis)

Ondernemer Michel Oltheten heeft een voorbeeld Excel bestand ter beschikking gesteld, waarmee je gemakkelijk kunt boekhouden. Het is een zeer compleet bestand, met onderdelen als facturen, debituren, jaar- en maandoverzichten en boekingslijsten. Daarnaast bied het een handig overzicht van je buffer.

Download Excel Boekhoud Template

BoekhoudenInExcel.nl (Betaald) Tip

afbeelding boekhouden in excelBoekhouden in Excel is speciaal ontwikkeld voor de kleine zelfstandige ondernemer. Het stelt als voorwaarde dat het aantal transacties relatief beperkt is. ZZP'ers kunnen met deze complete Excel administratie uitstekend uit de voeten. Maar de sjablonen zijn ook geschikt voor stichtingen en verenigingen. Een complete Excel boekhouding met alles erop en eraan inclusief factureren, voorraadadministratie, urenregistratie en kilometerregistratie. Maar bijv. ook het genereren van een balans, winst- en verliesrekening en statistieken. Bovendien beschik je snel over alle gegevens voor je aangifte inkomstenbelasting. Meer informatie over pakket Boekhouden in Excel vind je elders op onze website.

Ga naar BoekhoudenInExcel.nl Boekhouden in Excel details

EasyAdmin (Betaald) Tip

afbeelding easyadminOok EasyAdmin is gebaseerd op het werken met Excel. Zij ontwikkelden een zeer complete Excel Administratie. Deze bevat diverse een Excel-bestanden waarin de belangrijkste zaken zijn ingericht. De tabbladen en regels zijn aan elkaar gekoppeld, waardoor je eenvoudig zaken als een kasboek, balans of winst- en verliesrekening bouwt. Ook EasyAdmin richt zich voornamelijk op de eenmanszaken, kleine ondernemers en ZZP-ers

Ga naar EasyAdmin EasyAdmin details

Voorbeeld (financiële) administratie in Excel (Gratis)

Pieter van www.webentrepreneur.nl heeft een voorbeeld Excel administratie gemaakt en bied deze aan inclusief een heldere uitleg. Hiermee kun je in Excel alle transacties bijhouden (Journaal, met daaraan gekoppeld W&V Rekening en Balans). Maar ook BTW boekhouding voor kwaartaalaangiften, voorraadbeheer, klanten- en crediteurenadministratie en facturen generen is mogelijk. Getuige de reacties op de site is het een prima voorbeeld om mee te starten.

Download voorbeeld (financiële) administratie in Excel

Conclusie boekhouden in Excel

Microsoft Office Excel is een van de meest gebruikte spreadsheetprogramma ter wereld. Het is dan ook niet gek dat Excel door ondernemers tegenwoordig erg veel wordt gebruikt als administratief systeem. Wat ons betreft terecht, want in Excel kun je een volwaardige boekhouding opzetten.

Het opstarten en inrichten van je administratie kan enige tijd kosten. Kennis van boekhouden is gewenst en je zult (soms) veel zelf moeten doen. Heb je echter voldoende aan een eenvoudige boekhouding en ben je bereid om er een beetje tijd in te steken? Houd je (opstart)kosten laag en begin eerst eens met een Excel boekhouding. Een boekhoudpakket aanschaffen kan altijd nog!

Wanneer je gebruik maakt van een voorbeeld Excel boekhouding (sjabloon), kun je snel starten. Zeker de betaalde alternatieven zoals BoekhoudenInExcel.nl of EasyAdmin zijn wat ons betreft de moeite waard. Aangezien deze pakketten het boekhouden in Excel toegankelijk en gebruiksvriendelijk maken. Kom je er niet uit, dan is bij deze pakketten ondersteuning ook voldoende aanwezig.