Boekhoudsoftware-vergelijken.nl Vind en vergelijk de beste bedrijfssoftware Klantbeoordeling: 9.1/10
boekhoudsoftware-selectie.png

Welke boekhoudsoftware past het best bij mij? Een stappenplan

Of je nou net bent begonnen of al jaren een bedrijf hebt, je zal de boekhouding moeten bijhouden. De één doet dit fluitend, de ander ziet er als een berg tegenop. Er zijn dan ook verschillende manieren om je boekhouding te doen. Dit gaat van werken in een Excel-sheet tot aan de boekhouding over de schutting gooien. Maar welke boekhouding past het best bij je? In dit artikel lees je hoe je met behulp van het stappenplan de juiste boekhoudsoftware kiest.

Stap 1: Definiëren: Wat is een boekhoudprogramma?

Een boekhoudprogramma is een softwarepakket waarmee de boekhouding kan worden geautomatiseerd. Het is een hulpmiddel om je financiële administratie in te voeren en op orde te houden. Met een dergelijk programma zijn de dagelijkse boekhoudkundige werkzaamheden sneller in te vullen en wordt door het programma automatisch een balans en een resultatenrekening opgesteld. Ook archiveert een boekhoudprogramma je administratie zodat je aan de bewaarplicht van de Belastingdienst voldoet.

Een online boekhoudprogramma is altijd en overal te bereiken zolang je een internetverbinding hebt

Tegenwoordig zijn boekhoudprogramma’s steeds meer online, oftewel in de cloud. Dit heeft voordelen ten opzichte van een lokaal draaiend boekhoudprogramma (on premise). Een online boekhoudprogramma is altijd en overal te bereiken zolang je een internetverbinding hebt. Omdat de updates automatisch worden doorgevoerd, heb je altijd toegang tot de laatste versie. Verder worden er automatisch back-ups gemaakt. En je administratie wordt automatisch beveiligd en versleuteld opgeslagen.

Stap 2: Oriënteren: Welke manieren van boekhouden zijn er?

Net als de verschillende manieren van boekhouden, zijn er ook veel verschillende manieren van boekhouden. Het spectrum van de boekhouding doen is dus heel breed. Om een goede beslissing te maken moet je al vroeg in je stappenplan voor jezelf nagaan of je, en hoeveel tijd en geld je in je boekhouding wilt steken.

Het spectrum van de boekhouding doen is heel breed

Voor iemand die het niet erg vindt om in de spaarzaam overgebleven uurtjes bijvoorbeeld de balans te maken is werken in Excel genoeg. Ook wanneer je net bent begonnen en nog niet al te veel klanten hebt en facturen hoeft te versturen, kun je met Excel uit de voeten. Groot voordeel is natuurlijk dat werken met Excel gratis is. Het staat, al dan niet in een andere variant, op elke computer. Je kunt dus zo aan de slag.

boekhoudselectie-gratis

Je kunt natuurlijk ook boekhouden met behulp van boekhoudsoftware. Je betaalt hiervoor wel abonnementskosten, maar een (groot) deel van je boekhouding wordt geautomatiseerd. Het mes snijdt aan twee kanten: je hebt de boekhouding in eigen hand, maar de software zorgt ervoor dat je er minder tijd aan kwijt bent dan wanneer je werkt in Excel.

Als je het niet erg vindt om wat meer geld uit te geven, kun je je boekhouding uitbesteden aan een boekhouder of een accountant. Het kost wat, maar op deze manier heb je helemaal geen omkijken meer naar je boekhouding. Je levert alleen de facturen en bonnetjes aan, en de professional doet de rest.

Je kunt boekhouden met behulp van boekhoudsoftware, hiermee wordt een groot deel van de boekhouding geautomatiseerd

Stap 3: Onderscheid maken: Waarom betaalde boekhoudsoftware?

Maar heb je geen handigheid en kennis van formules van Excel? Heb je een groeiend klantenbestand? Dan gaat er veel tijd inzitten om alle cijfers handmatig bij te houden. En heb je geen zin om veel geld uit te geven aan een dure boekhouder of accountant? In beide gevallen biedt betaalde software de uitkomst.

Wat doet boekhoudsoftware dan precies?

Dit begint al bij het bewaren van de administratie. Voor alle ondernemers geldt namelijk een fiscale bewaarplicht. Dit is de wettelijke plicht om een overzichtelijke administratie bij te houden en deze zeven jaar te bewaren. Boekhoudsoftware zorgt ervoor dat je deze gegevens overzichtelijk en digitaal bewaart en je dus aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Helemaal wanneer je in de cloud werkt, hoef je je dus nooit meer druk te maken of alles wel wordt bewaard, want van de gehele administratie wordt een back-up gemaakt. Ook de stoffige archiefkasten kunnen de deur uit.

Boekhoudsoftware zorgt ervoor dat je gegevens overzichtelijk en digitaal bewaart

Verder kan het programma assisteren bij het opstellen van facturen en geeft het een overzicht van de nog te betalen kostenposten (crediteurenadministratie) en nog te ontvangen inkomsten (debiteurenadministratie).

Stap 4: Verdiepen: Wat voor functies heeft boekhoudsoftware nog meer?

Binnen de boekhoudsoftware is er een grote variëteit in aanbod. Zo is er de eenvoudige boekhoudsoftware die ‘alleen’ facturen en offertes voor je maken. Vaak zit er een limiet aan het aantal facturen dat je kunt versturen. Dit betekent wel dat je bijvoorbeeld nog zelf je balans moet maken, een BTW-overzicht moet opstellen en de belastingaangiftes moet doen.

De meeste pakketten zijn echter voorzien van meerdere handige functies die je helpen tijd te besparen op het doen van de boekhouding of deze effectief te doen. Zo is er boekhoudsoftware die zelf een BTW-overzicht maakt en waarmee je elektronisch BTW-aangifte kunt doen. Zo hoef je zelf dit niet meer uit te rekenen. Ook is er van de meeste software een mobiele app beschikbaar. Zo kun je wanneer je flexibel werkt of onderweg bent altijd de laatste cijfers bekijken en verwerken.

De meeste pakketten zijn voorzien van meerdere handige functies die je helpen tijd te besparen op het doen van de boekhouding of deze effectief te doen

Boekhouder mee laten kijken

Er is ook nog de mogelijkheid om te kiezen voor een hybride vorm. De boekhouder kijkt dan met je boekhouding mee door middel van de meekijkfunctie. In dit geval kies je ervoor om zelf je boekhouding bij te houden met een boekhoudpakket en neem je een boekhouder in dienst die alleen aan het einde van het jaar even alle gegevens voor je checkt. Dit geeft je boekhouder de mogelijkheid om alle data eenvoudig in te zien en hij of zij kan je vervolgens advies geven. Uiteindelijk kun je dus aardig in kosten besparen, omdat je een boekhouder alleen nodig hebt voor de laatste check.

Wat is e-facturatie?

Wanneer je jouw factuurstroom zoveel mogelijk wilt automatiseren biedt het nieuwste snufje op boekhoudgebied uitkomst: e-factureren. E-facturatie geeft je de mogelijkheid om geautomatiseerd een gestructureerde digitale factuur op te stellen en te versturen. Een e-factuur kan eenvoudig van het ene systeem automatisch worden verwerkt in het andere systeem. Het vergemakkelijkt dus het facturatieproces met beperkte menselijke tussenkomst.

Let er wel op dat de boekhoudsoftware moet wel UBL Ready is. UBL staat voor Universal Business Language. Dit is de taal die het mogelijk maakt om de verschillende software met elkaar te laten ‘praten’. Hierbij staan alle gegevens op een vaste plek en hebben een eigen betekenis. Zo kan een UBL-factuur dus vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem.

 

Boekhoudsoftware die alles voor je doet

Aan het einde van het boekhoudspectrum zit de zogenoemde totaaloplossing. Wanneer je kiest voor een totaaloplossing hoef je zelf niet meer te boekhouden. Je hoeft alleen foto’s van je bonnetjes te maken of facturen te scannen en deze op te sturen naar je aanbieder. Deze heeft boekhouders in dienst, die dan de boekhouding voor je doen. Een boekhouder neemt dus je gehele administratie, van facturen inboeken tot belastingaangifte en tot aan de salarisadministratie, uit handen.

Stap 5: Financieren: Wat kost een boekhoudprogramma?

boekhoudselectie-tijd-geld

Net als het aantal functies, lopen ook de kosten van een boekhoudprogramma uiteen. Wanneer je je boekhouding helemaal zelf doet met behulp van Excel, dan kost het je, naast tijd, helemaal niets.

Voor boekhoudsoftware geldt grofweg de regel: hoe meer functies hoe duurder het pakket. Van de eenvoudigere boekhoudprogramma’s, voor ZZP’ers en dus voor één gebruiker, zijn de kosten laag. Wanneer je kiest voor een wat uitgebreider pakket waarbij je bijvoorbeeld ook elektronisch aangifte kunt doen, dan zul je wat meer moeten betalen. Ook wanneer je een BV hebt en wilt dat er meerdere mensen gebruik kunnen maken van de software, dan zijn de kosten hoger.

Voor boekhoudsoftware geldt grofweg de regel: hoe meer functies hoe duurder het pakket

Wil je helemaal niet meer omkijken naar je boekhouding? Dan is de totaaloplossing dus een uitkomst. De maandelijkse kosten zijn iets hoger, maar je bespaart op een boekhouder of accountant en je kunt al je tijd stoppen in je onderneming. Je moet dus voor jezelf de overwewging maken hoeveel tijd of geld je wilt steken in de boekhouding.

Stap 6: Afweging maken: Wat zijn de voordelen van een online boekhoudprogramma?

boekhoudselectie-voordelen

Nu ik je helemaal heb bijgepraat over de functies en de kosten van de boekhoudprogramma’s, is het tijd om voor jezelf de voordelen op een rijtje te zetten en af te wegen of het de kosten waard is om een boekhoudprogramma aan te schaffen.

  • Het bespaart tijd. Omdat je niet meer handmatig alle cijfers hoeft bij te houden, maar doordat dit digitaal gebeurt, bespaar je veel tijd
  • Overal toegang. Omdat het programma in de cloud staat heb je overal toegang tot je boekhouding. Als je maar een internetverbinding hebt
  • Toegankelijk. Je hoeft geen boekhoud-whizzkid te zijn om met boekhoudsoftware een gedegen boekhouding bij te houden
  • Eenvoudige koppelingen. Een koppeling met systemen webwinkel, CRM en urenregistratie gaat een stuk makkelijker via een webapplicatie. Dit komt doordat dit soort systemen zelf ook online beschikbaar zijn
  • Meekijkfunctie. Wanneer je toch nog een beetje onzeker bent of alles klopt, kun je je boekhouder een laatste check laten doen. Hij kan makkelijk je boekhouding inzien door middel van de meekijkfunctie

Stap 7: Beslissen: Hoe kies ik het juiste boekhoudprogramma?

Al de bovengenoemde functies en prijzen neem je mee in de keuze voor je boekhoudprogramma. Hoe meer functies de software heeft, hoe meer je kunt automatiseren. Over het algemeen betaal je dan dus ook meer voor een abonnement. En als je deze functies niet nodig hebt, betaal je onnodig veel abonnementskosten. Stel jezelf voordat je een keuze maakt daarom de volgende vragen:

  • Ben je veel onderweg en heb je je smartphone altijd bij je? Dan is boekhoudsoftware met een mobiele app een uitkomst
  • Wil je tijd besparen op het doen van de BTW-aangifte? Kies dan voor een pakket waarmee je elektronisch aangifte kunt doen
  • Wil je dat het factureren zoveel mogelijk wordt geautomatiseerd? Dan kun je kiezen voor een factuurprogramma dat UBL Ready is of dat je offertes automatisch kunt omzetten naar een factuur
  • Bedrijf je ook handel buiten de EU-grenzen? Kies dan voor boekhoudsoftware die ook facturen in vreemde valuta kan opstellen of een pakket met een BTW verleggen-functie
  • Wil je je boekhouder nog een laatste check laten doen? Kies dan voor een boekhoudpakket met een meekijkfunctie
  • Heb je helemaal geen zin of tijd om te boekhouden en gooi je deze het liefst over de schutting? Kies dan voor een totaaloplossing

Tijd voor een keuze

Nu je al deze informatie op een rijtje hebt en deze hebt verwerkt, is het tijd om de keuze te maken. Zoals je hebt gezien is er keuze genoeg. Voor jou zit er vast wel de juiste software tussen. De meeste leveranciers bieden je zelfs de kans om een pakket een periode gratis uit te proberen. Alle excuses om geen boekhoudprogramma te nemen zijn dus verdwenen.

Populaire software

Rating:
Reviews: te weinig reviews
Boekhouden
Rating:
Reviews: 434
Boekhouden
Rating:
Reviews: 5
Boekhouden
Steven Houkes - Webredacteur
Geschreven door:
Steven Houkes
Webredacteur

Steven is als online redacteur degene die de content van de websites creëert en waarborgt en in zijn blogs je wegwijs maakt in de materie van allerhande software. Hij heeft veel ervaring opgedaan als webredacteur bij RTV Noord en past deze journalistieke kennis toe bij het schrijven van zijn blogs. In zijn vrije tijd doet hij aan voetbal, wielrennen (alleen bij mooi weer) en koken. Heb je vragen? Mail gerust naar steven@appwiki.nl.

Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur

Leestijd 5 minuten

Up-to-date blijven?

Ontvang onze nieuwsbrief en blijf altijd op de hoogte van de nieuwste business apps!

  • Uitschrijven voor de nieuwsbrief is altijd weer mogelijk.

Verder lezen


jaarafsluiting-tips-experts.png

De beste jaarafsluiting tips van 4 boekhouding experts

De beste tips voor een goede jaarafsluiting van je boekhouding. Vier experts aan het woord, die jou op...

Iris Kluin - Online marketeer
Iris Kluin
Online marketeer
boekhouden_tijdbesparen(1).png

Hoe je van je boekhouding een genietmoment kunt maken

Tijd is geld en dat geldt zeker voor jou als ondernemer. Tijd is kostbaar en je kunt jouw tijd maar één...

Anne Hoekman - Online marketeer
Anne Hoekman
Online marketeer
user-case-acconline.png

“Met Acconline hoef ik haast niks meer zelf te doen”

Waarom Laura koos voor Acconline Laura Brink bestiert in Sittard het Beauty Huis, een schoonheidssalon...

Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur
Products