Open-source boekhoudpakketten
Vaak is de boekhouding niet het eerste waarmee je een onderneming begint. De kans is dan ook groot dat je al (open source) software gebruikt voordat je een boekhoudprogramma gaat gebruiken. Meer en meer boekhoudprogramma's en software maken gebruik van een API of open source. Je kunt makkelijk je huidige software koppelen met een open source boekhoudprogramma of een boekhoudpakket met een API. Het boekhouden met behulp van een open source boekhoudpakket kan je dan veel werk besparen.
Gratis open source boekhoudpakket?
De meeste open source software is gratis op het internet te verkrijgen. Het is echter een misvatting dat aan het gebruiken van open source software geen kosten verbonden zijn. Wanneer je niet voldoende (IT) kennis in huis hebt, kan het installeren, configureren, aanpassen of integreren van open source software toch de nodige kosten met zich mee brengen.
Online boekhouden met een API
Kun je wel zelf programmeren? Ga dan online boekhouden met een boekhoudpakket met een API. Je kunt de API uitlezen en het je administratieve processen zo inrichten zoals je zelf wilt. Een open source boekhoudpakket helpt je daardoor om sneller en beter te odnernemen. Zeker wanneer het een online boekhoudpakket betreft, kun je heel veel winst boeken op het gebied van boekhouden en facturatie. Bij de softwarepakketten die een open API hebben zijn goede handleidingen beschikbaar over het algemeen. Het aanpassen, configureren en integreren kan enige expertise vragen. Wellicht zul je dan moeten investeren (betaalde) ondersteuning. Vaak kan de helpdesk van de aanbieder je ook goed helpen, vaak wordt de software in eigen beheer (door)ontwikkeld.
Extra kosten open source boekhouden
Je kunt nog kosten kwijt zijn aan gewenste third-party onderdelen. Denk aan modules die als uitbreiding op het standaardpakket fungeren, uitgebracht door een commerciële partij. Wanneer je echter niet veel wensen hebt, kan een open source boekhouding een prima gratis boekhouden alternatief zijn. Dit geldt met name voor zelfstandigen en kleine ondernemingen.
Veel gebruikte standaard boekhoudprogramma's
Nederlandse open source boekhoudpakketten
Een aantal open source programma's richt zich op de internationale markt. Je zult dan goed moeten kijken of ondersteuning voor de Nederlandse taal en het Nederlandse belasting- en BTW-stelsel aanwezig is.
Boekhouden heeft een internationaal karakter, overal moet men een boekhouding bijhouden. De nationale wetgever heeft echter in elk land gezorgd voor eigen specifieke regels en verplichtingen. Je opensource boekhoudprogramma zal dit moeten ondersteunen. Typisch Nederlandse kenmerken zijn bijvoorbeeld:
- Digitale betalingsopdrachten / bankmutaties. De door banken gehanteerde standaarden (voor bijv. export bestanden) in Nederland, zullen verschillen met andere landen. Wanneer je je betalingsopdrachten (automatisch) wilt verwerken in je boekhoudprogramma moet je hier zelf een oplossing voor vinden.
- Auditfiles. Een auditfile is een bestand waarin alle gegevens van de administratie staan opgeslagen. De Belastingdienst kan hierom vragen wanneer zij een controle wil van de financiële gegevens. Bijna elk Nederlands boekhoudpakket zal dit bevatten. Buitenlandse pakketten niet altijd.
- (Electronische) BTW aangifte. Elk land heeft zijn eigen BTW regels. Een groot aantal Nederlandse boekhoudpakketten ondersteunen de electronische aangifte bij de Belastingdienst. Wanneer je open source pakket gebruikt, is de kans groot dat je dit handmatig moet doen.
In Nederland kennen we specifieke termen en begrippen binnen het boekhouden (zie Boekhoudbegrippen). Wanneer je een pakket gebruikt dat niet in het Nederlands kan worden gebruikt, kan het een hele speurtocht zijn de juiste velden en onderdelen te vinden. Gelukkig bevatten veel pakketten een Nederlands taalbestand, waardoor dit geen problemen vormt.
Overzicht open source boekhoudprogrammas
Hieronder vind je een overzicht van de populairste open source boekhoudprogramma's, geschikt voor de Nederlandse markt.
osFinancials
osFinancials is een uitgebreid open source boekhoudpakket dat werkt op Windows. Het pakket is gratis te downloaden en te gebruiken. Het boekhoudprogramma is redelijk stabiel, maar de gebruiksvriendelijkheid laat wat te wensen over. Betaalde support is wel mogelijk. osFinancials wordt in Nederland uitgegeven door Delphidreams uit Amsterdam. Enkele standaard features zijn:
- Onbeperkt aantal administraties bijhouden
- Debiteuren en crediteuren beheer
- Orderadministraties & voorraadbeheer
- Winst & verliesrekening opstellen
- Urenregistratie
- Offertes maken
Voor optionele modules moet wel worden betaald. In de webshop vindt je onderdelen zoals een Bankimport plug-in, BTW aangifte, Auditfiles, koppelingen met kassa systemen en multi-user support. Ook voor ondersteuning kan een service pakket worden afgesloten. Wat wij een groot nadeel vinden is dat voor een Nederlandse handleiding ook moet worden betaald.
GnuCash
GnuCash is een (gratis) open source boekhoudpakket. De software draait op alle systemen (Windows, Mac OS X, Linux), is beschikbaar in het Nederlands en is geschikt voor zelfstandigen en kleine ondernemingen. De broncode is openbaar (Geschreven in C en Scheme), dus is het mogelijk het programma zelf aan te passen. Enkele features zijn:
- Balans
- Winst-en-verliesrekening
- Waardebepaling portefeuille
- Transacties uit voeren in verschillende valuta’s
- Import vanuit QIF-bestanden & online bankieren (OFX/HCBI), herkenning van bestaande boekingen
- Ondersteuning aandelen, obligaties en beleggingsfondsen
Veel van de handleidingen zijn in het Engels geschreven. Het opstarten met GnuCash kan dus enige tijd kosten.
SpeedBalance
SpeedBalance wordt uitgegeven door de Zwitserse firma Banana.ch SA, dat met diverse boekhoudsoftware actief is op de Zwitserse markt. Het pakket is beschikbaar in het Nederlands en werkt op alle Windows versies. Er zijn ook uitgebreide (Nederlandse) handleidingen aanwezig. Het pakket bevat o.a. de volgende features:
- Winst-en-verliesrekening
- Balans, Kasboeken en BTW rapporten
- Debiteuren / Crediteuren beheren
- Diverse import en export features
Het werken met SpeedBalance is gemakkelijk en lijkt veel op het werken met Excel.
EekBoek
EekBoek is een boekhoudprogramma bedoeld voor het midden- en kleinbedrijf, dat werkt op Linux, MacOSX en Windows. EekBoek is bedacht en ontwikkeld door de Nederlandser Johan Vromans (Squirrel Consultancy). Er is een beknopte Wiki aanwezig met uitleg over de installatie en werking. In het programma zelf zit een uitgebreide hulp-browser. Het pakket bevat o.a. de volgende features:
- Winst-en-verliesrekening
- Export van diverse rapporten
- Openingsbalans en jaarafsluiting
- Onbeperkt aantal administraties
- Multi-user ondersteuning (tegelijkertijd boekhouden)
- Ondersteuning BTW aangifte (per jaar, per kwartaal of per maand)
Het boekhoudpakket is wat spartaans, maar kan voor een kleine ondernemer of ZZP-er voldoende zijn. Dit heeft als voordeel dat het programma snel te beheersen is. Met name Linux gebruikers zullen goed uit de voeten kunnen met EekBoek.
OpenERP
OpenERP (voorheen bekend als TinyERP) is een online open source enterprise resource planning (ERP) pakket, ontwikkeld door de belg Fabien Pinckaers (OpenERP s.a.). Het pakket is in ontwikkeling sinds 2005 en wordt gebruikt in een groot aantal landen. In al deze landen zijn er partners die ondersteuning kunnen bieden.
Omdat het een ERP systeem betreft, kun je met OpenERP veel meer dan alleen boekhouden.
Denk daarbij aan features zoals:
- Personeeladministratie (HRM)
- Financiële administratie
- Projectadministratie/beheer
- Relatiebeheer
- Inkoop- en verkoop ondersteuning + voorraadbeheer
- Documentbeheer
- Urenregistraties
- Koppelingen met webshops en kassasystemen
- Mobiele versie
Er zijn meer dan 500 verschillende modules beschikbaar, die alle mogelijke bedrijfsprocessen ondersteunen. Daarnaast is er een zeer grote community van gebruikers aanwezig. De basisversie is gratis, maar bevat geen support. Voor een enterprise editie met meer mogelijkheden en ondersteuning moet wel worden betaald.
Wil je een eenvoudige boekhouding bijhouden, dan is dit pakket wellicht te veel van het goede. Wil je investeren in een voordelig ERP pakket (als bijv. een alternatief op SAP), dan is OpenERP zeker de moeite waard. Zie ook de Wikipedia pagina over OpenERP voor meer informatie.
Conclusie open source boekhouden
Werken met een open source boekhoudpakket kan een goedkope manier van boekhouden zijn. Wanneer je bereid bent zelf enige tijd te steken in het aanpassen, configureren en integreren kan het ook uitstekend werken. Hier staat tegenover dat voor support meestal wel moet worden betaald. Daarnaast is ook de ondersteuning voor de Nederlandse taal en -markt soms beperkt.
Heb je hier geen zin in, dan kun je eventueel kiezen voor een Excel boekhouding. Ook hier zul je zelf tijd kwijt zijn aan het configureren.
Wil je gewoon direct kunnen starten met je boekhouding en ben je op zoek naar een (online) boekhoudpakket? Bekijk het aanbod van boekhoudpakketten of vergelijk boekhoudsoftware.
