Seminar e-factureren: "Niet meer praten, maar doen!"

Ondernemers die nog vragen hadden over e-factureren kwamen 7 december naar Hoevelaken om de seminar: E-factureren in de praktijk bij te wonen. Ze lieten zich door kenners inlichten over onder andere de verplichtstelling van e-factureren naar de Rijksoverheid. Bij de seminar stond de vraag centraal: zijn we er klaar voor om over te stappen naar e-factureren?

Om alvast antwoord te geven: Op een aantal te nemen hobbels na: Ja. Dat er een aantal hobbels te nemen zijn, werd duidelijk tijdens de seminar. Dat deze hobbels overkomelijk zijn, werd eveneens duidelijk in Hoevelaken. "Niet meer praten, maar doen!" was dan ook het devies.

Welke hobbels moeten er nog genomen worden?

Eén van te nemen hobbels is de verplichtstelling van e-factureren naar de overheid en de daarbij komende moeilijkheden bij het betalen via Digipoort, voor ondernemers die een groot volume aan facturen sturen naar de overheid. Erwin Wulterkens van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, die opgezadeld is met de schone taak om het hele proces van e-factureren soepeltjes te laten verlopen, beaamde dat Digipoort een bewerkelijke manier is om e-facturen te sturen. Hij verwacht dan ook dat de meeste facturen, vooral verstuurd door kleinere ondernemers, via Simplerinvoicing zullen worden verstuurd. De problemen met Digipoort zullen voorlopig niet worden opgelost, aangezien de Rijksoverheid nogal een logge organisatie is.

Gebruik Simplerinvoicing

Gebruik als ondernemer dan ook Simplerinvoicing. Door via Simplerinvoicing te factureren, omzeil je als ondernemer namelijk de Digipoort. Simplerinvoicing is voor iedereen te gebruiken, of je nou zzp’er, mkb’er, corporate of een consument bent. Zowel in- als uitgaande facturen kunnen hiermee worden verstuurd. Bovendien zijn de meeste factuur- en boekhoudprogramma’s aangesloten bij Simplerinvoicing en dus ‘UBL Ready’. Oftewel klaar om e-facturen in UBL-formaat te sturen. Mocht je nog vragen hebben of tegen foutmeldingen aanlopen, dan is er altijd nog de e-factureren helpdesk.

De meeste softwareleveranciers zijn UBL Ready

Zink niet in het UBL-moeras

Iemand van Simplerinvoicing verzekerde mij dat je als ondernemer je geen zorgen hoeft te maken over wat voor UBL-dialect jouw software heeft. Simplerinvoicing (uitgevoerd door Tie Kinetix) doet de technische vertaalslag. Hij voegde daaraan toe dat je als ondernemer vooral niet je hoeft te gaan verdiepen in de techniek achter de UBL-dialecten. “Je gaat je als KPN-klant toch ook niet bezighouden met wat de techniek achter 4G is?” Maak het dus niet onnodig moeilijk voor jezelf door je in de ingewikkelde materie van UBL te storten, dat doet de leverancier wel voor je.

Hoe kleiner de onderneming, hoe makkelijker de stap naar e-factureren

Dagvoorzitter Friso de Jong sluit zich hierbij aan. Hij verwacht dan ook dat zzp’ers en mkb’ers niet veel moeite zullen hebben om over te gaan op e-factureren. “Hoe kleiner de onderneming, hoe flexibeler ze zijn. Een overstap voor hen is makkelijk gemaakt”, legt hij uit. Vooral bij de grote bedrijven is de overstap bewerkelijk. “Zij zetten een projectteam op poten om dit uit te zoeken.” Hoewel De Jong dus niet veel problemen ziet voor de kleinere ondernemers, zette hij tijdens zijn presentatie nog wel een aantal tips op een rij om niet in een aantal valkuilen te stappen:

• Licht klanten van tevoren in dat je overgaat op e-factureren. Je wilt klanten niet onnodig laten schrikken door ze een UBL-factuur te sturen, waarvan zij denken dat het een virus is.
• Help je klant of leverancier bij het omzetten naar e-facturatie.
• Straf je klanten niet met overstap naar e-factureren. Mocht een klant niet klaar zijn voor e-factureren, zadel ze hier dan ook niet mee op. Besparingen als ondernemer moet je niet verschuiven naar de klant.
• Overschat de besparing niet. Het duurt even voordat je de besparing terugverdient.
• Dit geldt ook voor de klanten. Pas als zij langer meedoen met e-factureren, begint de besparing echt op te lopen.
• Houd de vooropgestelde doelen goed in de gaten en bekijk of deze zijn behaald.
• Stuur naast een UBL-bestand ook een pdf-bestand naar klanten, dan geef je ze een beter inzicht in de factuur. Helemaal in het geval van verzamelfacturen is het handig om dit te doen. De UBL wordt dan gebruikt om de boekhouding bij te werken, de pdf is voor het digitaal archief.
• Laat weten dat je aan fiscale voorwaarden voldoet, ook al zijn e-facturen juridisch gelijk aan papieren facturen. Klanten willen graag deze zekerheid.

Welke leveranciers zijn UBL Ready?

De Jong is samen met Gerard Bottemanne van GBNed degene die 'UBL Ready' op poten heeft gezet. Dit is een lijst met softwareleveranciers die de standaardtaal UBL in hun pakket hebben, waarmee het mogelijk is makkelijk te e-factureren. Zijn ze zover, dan krijgen ze een UBL Ready-label. Inmiddels zijn al meer dan tachtig leveranciers UBL Ready, waaronder de meeste grote leveranciers. Deze lijst is nog groeiende. Veel softwarepakketten van deze leveranciers zijn overigens op onze website te vinden:

• Davilex
• eboekhouden.nl
• Exact software
• Informer Online
• Kleisteen
• Offective
• Reeleezee
• Twinfield
• Visma software
• WeFact
• Yoobi

Wil je UBL boekhoudsoftware met elkaar vergelijken in een overzicht? Bekijk het meest actuele overzicht met UBL ready boekhoudprogramma's hier.

Er is nog veel te winnen op het gebied van e-factureren

Ondanks dat er goede stappen worden gemaakt, verloopt het proces van e-factureren stroperig. Dat bleek uit de presentatie van Tony van Oorschot van SRA. Er is volgens hem nog veel te winnen op dit gebied. Uit CBS-cijfers blijkt namelijk dat er in 2012 ‘maar’ een derde van de bedrijven niet met papier stuurt. Hoewel dit oude cijfers zijn en het percentage inmiddels wel hoger zal liggen, valt er nog een inhaalslag te maken.

Want ook in de ogen van Van Oorschot zijn de voordelen van e-facturen onmiskenbaar. Zo is er minder piekbelasting bij het automatisch verwerken van facturen, bijvoorbeeld aan het einde van het kwartaal. Vooral zzp’ers laten het papierwerk nog wel eens opstapelen. Automatisering hiervan voorkomt dit. Verder bespaar je door de automatisering op accountants, wat weer niet in goede aarde valt bij de accountants. “Je snijdt misschien wel een vinger af, maar als je het niet doet kost het je de kop”, legt Van Oorschot uit.

De e-factuurtrein is niet meer te stoppen

Overigens valt hieruit ook één van de redenen van de stroperigheid van het proces te achterhalen. Softwareleveranciers hadden een afwachtende houding omdat ze zich verscholen achter het credo ‘accountants vragen niet om e-factureren’. Inmiddels is deze houding wel veranderd. Ook de leveranciers van software zijn in gaan zien dat de e-factuurtrein niet te stoppen is.

In zijn presentatie haalde Van Oorschot argumenten van ondernemers onderuit om niet over te stappen naar e-factureren. Zo zijn er de kosten. ‘Weet je wat een postzegel vanaf 1 januari kost? 72 cent!”, aldus Van Oorschot. Ook het argument dat klanten niet willen meegaan in de overstap naar e-factureren gaat volgens hem niet op. “Er is een latente behoefte bij klanten, dus je kan ervoor zorgen dat ze wel willen. We moeten dus vooral niet te lang uitstellen, maar gewoon doen”, besloot Van Oorschot.

Weet je wel wat een postzegel vanaf 1 januari kost? 72 cent! - Tony van Oorschot

Maar hoe zit het nou in de praktijk?

Tot nu toe klinkt alles nog vrij theoretisch. Maar de titel van de seminar was: e-factureren in de praktijk. Daar kon René van Gorp van koffiemaker Pelican Rouge mooi over vertellen. Twee jaar geleden stapte Pelican Rouge over op e-factureren. Waarom? Er was vraag naar vanuit de klanten, met name de grote bedrijven vroegen er naar met het oog op de verplichte e-facturering aan de overheid. Maar ook intern was er behoefte om bedrijfsprocessen te digitaliseren. Pelican Rouge koos er daarom voor om de overstap naar e-factureren te maken. De resultaten? “We hebben klanten behouden, die anders waren overgestapt”, legt Van Gorp uit. “Verder leverde het een besparing van drie mandagen per maand op.”

De overstap naar e-facturatie leverde een besparing van drie mandagen per maand op

Niet meer praten, maar doen

Er zijn dus veel voordelen aan e-factureren. Ook in de afsluitende presentatie van Gerard Bottemanne van onderzoeksbureau GBNed en organisator van de seminar, kwam dit naar voren. Hij uitte dan ook zijn frustratie over de tijd die er voor nodig is om volledig over te stappen naar e-factureren. “We moeten niet meer praten, maar doen!”, besloot Bottemanne.