Boekhoudsoftware-vergelijken.nl Vind en vergelijk de beste bedrijfssoftware Klantbeoordeling: 9.1/10
zelfboekhouden-tot-totaaloplossong.png

Van zelf boekhouden tot aan totaaloplossing

Nederland telt bijna anderhalf miljoen bedrijven. Het lijkt alsof er net zoveel manieren van boekhouden bestaan. Elke ondernemer pakt namelijk de boekhouding op zijn eigen manier aan. De ene vindt het niet erg om tijd aan de boekhouding te spenderen en vindt het belangrijk om zelf het overzicht te houden. In dit geval heb je wel kennis nodig van boekhouden. Je bespaart zo op boekhoudsoftware of een boekhouder, maar ben je wel tijd kwijt aan het zelf bijhouden van de boekhouding.

De andere heeft geen zin om tijd in zijn boekhouding te steken en vindt het niet erg om meer geld er aan uit te geven. Deze ondernemers hebben dan twee mogelijkheden om bijna geen tijd kwijt te zijn aan de boekhouding: uitbesteden aan een boekhouder of accountant of kiezen voor de totaaloplossing. Omdat uitbesteden aardig in de kosten kan lopen, kiezen steeds meer ondernemers voor een totaaloplossing.

Niet iedere ondernemer is een (goede) boekhouder of heeft zin om er tijd in te steken

Er zijn veel verschillen in aanbod en in hoeverre de software het werk voor je doet. Maar wat zijn deze verschillen? En waarom zou ik meer geld betalen voor bepaalde boekhoudsoftware? In dit artikel leg ik uit wat het verschil is in het aanbod van de boekhoudsoftware en waarom het ene softwarepakket duurder is dan het andere.

{{content_partner_acconline}}

Welke soorten boekhoudsoftware zijn er allemaal?

Het spectrum van boekhoudsoftware is heel breed. Aan het begin van het spectrum zit de eenvoudige software waarmee je verkoopfacturen kunt versturen. De software wordt al wat geavanceerder wanneer je er ook inkoopfacturen mee kunt inboeken. Hetzelfde geldt voor memoriaalboekingen aanmaken. De nog meer geavanceerde boekhoudprogramma's is voorzien van een UBL Ready-label en een bankkoppeling. Er is ook software waarmee je een elektronische BTW-aangifte kunt doen. Aan het eind van het spectrum zit de zogenoemde totaaloplossing waarmee je de IB- en VPB-aangifte voor kunt laten doen.

Als ondernemer moet je de overweging maken of je uren of geld wilt investeren in de boekhouding. Er is dus voor ieder wat wils. Dit begint zoals gezegd bij software waarbij je zelf je volledige boekhouding doet tot aan een totaaloplossing, waarbij je je digitale schoenendoos over de schutting kan gooien. Uiteraard zit hier nog veel verschillende boekhoudsoftware tussenin, die afhankelijk van je behoeftes een gedeelte van je boekhouding uit handen kan nemen. Zo is er de hybride variant van boekhouden, waarbij je zelf de boekhouding doet en een boekhouder of accountant laat meekijken in je boekhouding. Later meer hierover.

Het spectrum van boekhoudsoftware is heel breed

Wat zijn de prijsverschillen van de software?

Over het algemeen is het zo dat hoe meer je voor de software betaalt, hoe meer werk voor je wordt geautomatiseerd en uit handen wordt genomen. Zo is er de eenvoudige boekhoudsoftware die het ‘bare minimum’ voor je doet, zoals facturen en offertes maken. Vaak zit er een limiet aan het aantal facturen dat je kunt versturen. Dit betekent wel dat je bijvoorbeeld nog zelf je balans moet maken en de belastingaangiftes moet doen.

zelfdoen-vs-totaaloplossing-balans

Hoeveel wil je nog zelf doen?

Wanneer je meer gaat betalen voor software, zijn er dus ook meer onderdelen van de boekhouding die de software van je overnemen. Zo kun je bijvoorbeeld uitgaven inboeken. De software verwerkt en ordent deze dan voor je. Zo heb je er verder geen omkijken meer naar. Ook zijn er meer functies waarvan je nu wel gebruik kunt maken. Zo kun je bij de meeste software wanneer je een betaald abonnement neemt wel facturen per e-mail versturen.

Wanneer je gaat betalen voor software, zijn er ook meer onderdelen van de boekhouding die de software van je overnemen

Wanneer je kiest voor deze abonnementen zijn er alsnog veel onderdelen van de boekhouding die je zelf moet doen. Neem je een duurder abonnement, dan geef je nog meer werk uit handen en zijn er nog meer handige functies waar je gebruik van kunt maken. Denk bijvoorbeeld aan software met een bankkoppeling. Hiermee worden alle betalingen die je via je bank doet automatisch verwerkt in je boekhouding. Er is ook software die de balans voor je opstelt. Al deze integraties maakt het administratieve leven dus makkelijker. Maar ook bij deze optie moet je, als je zeker wilt zijn dat alle cijfers kloppen, advies inwinnen bij een boekhouder. In dit geval betaal je dus voor zekerheid.

Boekhouder mee laten kijken

Er is ook nog de mogelijkheid om de boekhouder met je boekhouding mee te laten kijken door middel van de ‘meekijkfunctie’. In dit geval kies je ervoor om zelf je boekhouding bij te houden met een boekhoudpakket en neem je een boekhouder in dienst die alleen even alle gegevens voor je checkt. Met veel boekhoudprogramma's kun je gebruikmaken van deze meekijkfunctie. Dit geeft je boekhouder de mogelijkheid om alle data eenvoudig in te zien en hij of zij kan je vervolgens advies geven. Uiteindelijk kun je dus aardig in kosten besparen, omdat je een boekhouder alleen nodig hebt voor de laatste check. Daarmee bespaar je aardig wat op duurbetaalde boekhouders. Maar ook met deze variant moet je nog zelf boekhouden.

Er is ook nog de mogelijkheid om de boekhouder met je boekhouding mee te laten kijken door middel van de ‘meekijkfunctie’

Totaaloplossing lost alles voor je op

Aan het uiteinde van het spectrum van helemaal niks van je boekhouding zelf meer hoeven te doen, zit de zogenoemde totaaloplossing. Deze manier van online boekhouden wint steeds meer terrein, omdat je voor relatief weinig geld je boekhouding helemaal uit handen kunt geven. Wanneer je kiest voor een totaaloplossing betaal je in principe niet voor boekhoudsoftware, maar betaal je voor een dienst.

Bij een totaaloplossing hoef je zelf niet meer te boekhouden. Het enige wat je hoeft te doen is foto’s van je bonnetjes te maken of facturen te scannen en deze op te sturen naar de aanbieders. Deze heeft ervaren boekhouders in dienst, die de boekhouding voor je bijhouden. Op deze manier combineer je het voordeel van online boekhouden met de kennis van een expert. Een boekhouder neemt dus je gehele administratie, van facturen inboeken tot belastingaangifte en tot aan de salarisadministratie, uit handen, maar dan online.

De totaaloplossing wint steeds meer terrein, omdat je voor relatief weinig geld je boekhouding helemaal uit handen kunt geven

Hoe werkt een totaaloplossing?

Omdat je de boekhouding overdraagt aan de aanbieder van de totaaloplossing, is het belangrijk dat de aanbieder jou en jouw boekhouding leert kennen. Dit gebeurt door middel van een intakegesprek. Zo leert ook de klant de aanbieder kennen. Hoe ze werken, en hoe hun software werkt. Heel persoonlijk dus.

digitale-schoenendoos-app

In principe heb je wanneer je kiest voor een totaaloplossing weinig te maken met de software. Het enige wat je hoeft te doen, is een foto of scan te maken van een bonnetje of factuur met bijvoorbeeld je smartphone en deze op te sturen naar je leverancier. Via een persoonlijk account lever je vervolgens eenvoudig je BTW-bonnen en inkoopfacturen aan. Dit kan over het algemeen op drie verschillende manieren:

  • Via de app. Je maakt met de camera op je telefoon een foto van een bonnetje. Deze kun je vervolgens met een druk op de knop uploaden. Eerder via de app verstuurde bonnetjes kun je altijd inzien
  • Via online dashboard. Wanneer je inlogt op je persoonlijke dashboard van de website van de leverancier, kun je bestanden (bonnetje of factuur) uploaden
  • Via de e-mail. Wanneer je een factuur binnen krijgt via de e-mail, dan kun je hier een scan van maken en deze doorsturen naar je persoonlijke e-mailadres van de softwareleverancier en de factuur staat meteen in je administratie. Er is ook nog de mogelijkheid om je leveranciers hun facturen direct te laten sturen naar je persoonlijke e-mailadres. De facturen komen dan direct in je online boekhouding zonder dat je er zelf iets voor hoeft te doen

Ook de belastingaangiftes worden voor je gedaan

Naast het gemak van het makkelijk verwerken van facturen en bonnetjes, verwerkt de aanbieder alles in de boekhouding. Bij de meeste leveranciers is dit binnen 48 uur. Daarbij komt dat de aanbieders van totaaloplossingen op basis van de ingeleverde facturen en bonnetjes ook de BTW-aangifte periodiek voor je doen. Ook de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting wordt voor je geregeld inclusief de aangifte van jouw fiscale partner. Sommige leveranciers bieden de mogelijkheid om de jaarcijfers van jouw onderneming met je door te nemen tijdens een jaarlijkse bespreking via telefoon of live chat. Hierbij worden bijzonderheden in de administratie besproken en tips gegeven over hoe je nog slimmer kunt ondernemen.

De jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting wordt voor je geregeld inclusief de aangifte van jouw fiscale partner

Verder worden belastingaangiftes voor je gedaan en de jaarrekening opgesteld en ingediend bij de Kamer van Koophandel. Alle aangiften worden gedaan door ervaren boekhouders. Dit geeft je de zekerheid dat het fiscaal technisch klopt. Bijkomend voordeel is dat zij fiscale kennis hebben en belastingvoordeel, waar mogelijk, voor je toepassen. Ook geeft het je de zekerheid dat je niet tegen een boete van de Belastingdienst aanloopt.

Net als de salarisadministratie

Heb je personeel in dienst? Dan kun je er voor kiezen om ook je salarisadministratie door de totaaloplossing te laten regelen. Je hoeft je niet bezig te houden met de veranderende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsrecht. De totaaloplossing kan alles voor je regelen, zoals verlofregelingen, ziek- en herstelregistratie en het bijhouden van een HR-module. De aanbieder dient verder iedere maand de aangifte loonbelasting voor je in en zorgt ervoor dat fiscale voordelen worden benut.

Bij vragen kun je terecht bij adviseurs

Over het algemeen zijn totaaloplossingen dan ook duurder dan de boekhoudsoftware waarmee je zelf de boekhouding doet. Dit komt niet alleen doordat de aanbieder jou al het werk uit handen neemt, maar ook doordat ze hun fiscaal en financieel advies aanbieden. Wanneer je een idee hebt met betrekking tot je onderneming, dan kun je de leverancier vragen om advies of gebruiken als sparringpartner.

Acconline is één van de aanbieders van de totaaloplossing. Hoe gaat dit bij hun in werk? “Bij ons werken duizend ervaren medewerkers, verspreid over het hele land”, zegt Martin Loman van Acconline. “Omdat we onderdeel zijn van een advies- en accountantsorganisatie kun je bij hen altijd terecht voor advies. Ook wanneer het gaat om hele specifieke vragen.”

Omdat we als Acconline onderdeel zijn van een accountantskantoor kun je bij ons altijd terecht voor adviesMartin Loman van Acconline

Boekhoudsoftware: voor ieder wat wils

Zoveel mensen zoveel wensen. Dit geldt ook voor boekhoudprogramma's, er is voor ieder wat wils. Wanneer je genoeg tijd hebt en niet veel geld wilt uitgeven en een boekhouding hebt die te overzien is, kan een eenvoudig boekhoudpakket al voldoen. Maar zodra je meer klanten hebt en de factuurstroom toeneemt, heb je misschien behoefte aan boekhoudpakket met meer functionaliteiten. Deze software neemt dan meer werk uit handen, maar is wel wat duurder.

zelfdoen-vs-totaaloplossing-tijd-geld

De voor- en nadelen op een rij

Voor welke oplossing kies je? Om de keuze voor je te vergemakkelijken, zet ik in het kort de voor- en nadelen van de oplossingen voor je op een rij:

Voor- en nadelen zelf boekhouden:

  • Goedkoper
  • Je behoudt zelf het overzicht
  • Kost tijd
  • Vereist boekhoudkennis

Bekijk hier de boekhoudsoftware waarbij je zelf moet boekhouden

Voor- en nadelen hybride oplossing:

  • Geeft zekerheid
  • Goedkoper dan totaaloplossing
  • Alsnog boekhouder inhuren

Bekijk hier de boekhoudsoftware met een meekijkfunctie

Voor- en nadelen totaaloplossing:

  • Ontzorgt
  • Geen kans op boetes of naheffingen
  • Bespaart tijd
  • Duurder dan zelf boekhouden of hybride oplossing

Bekijk hier de boekhoudsoftware met een totaaloplossing

Besparen op tijd of op geld?

Als ondernemer moet je dus voor jezelf de overweging maken óf je tijd en zo ja, hoeveel tijd wilt spenderen aan je boekhouding. Ook speelt zekerheid een rol. Beschik je over genoeg boekhoudkennis, dan heb je geen boekhouder nodig die jouw boekhouding controleert. Zo bespaar je geld. Ben je minder zeker van je boekhoudskills, dan kun je een boekhouder laten meekijken in je boekhouding en deze betalen om de jaarrekening en belastingaangifte voor je te controleren om deze zekerheid te geven.

Wanneer jij je helemaal niet meer bezig wilt houden met de boekhouding om wat voor reden dan ook, dan kun je voor de totaaloplossing kiezen. Je betaalt dan wat meer abonnementskosten, maar de boekhouding bijhouden hoef je niet meer te doen. Zo hoef jij je geen zorgen te maken en kun je je volledig storten op je onderneming.

{{content_partner_acconline_2}}

Populaire software

Rating:
Reviews: te weinig reviews
Boekhouden
Rating:
Reviews: 434
Boekhouden
Rating:
Reviews: 5
Boekhouden
Steven Houkes - Webredacteur
Geschreven door:
Steven Houkes
Webredacteur

Steven is als online redacteur degene die de content van de websites creëert en waarborgt en in zijn blogs je wegwijs maakt in de materie van allerhande software. Hij heeft veel ervaring opgedaan als webredacteur bij RTV Noord en past deze journalistieke kennis toe bij het schrijven van zijn blogs. In zijn vrije tijd doet hij aan voetbal, wielrennen (alleen bij mooi weer) en koken. Heb je vragen? Mail gerust naar steven@appwiki.nl.

Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur

Leestijd 5 minuten

Up-to-date blijven?

Ontvang onze nieuwsbrief en blijf altijd op de hoogte van de nieuwste business apps!

  • Uitschrijven voor de nieuwsbrief is altijd weer mogelijk.

Verder lezen


jaarafsluiting-tips-experts.png

De beste jaarafsluiting tips van 4 boekhouding experts

De beste tips voor een goede jaarafsluiting van je boekhouding. Vier experts aan het woord, die jou op...

Iris Kluin - Online marketeer
Iris Kluin
Online marketeer
boekhouden_tijdbesparen(1).png

Hoe je van je boekhouding een genietmoment kunt maken

Tijd is geld en dat geldt zeker voor jou als ondernemer. Tijd is kostbaar en je kunt jouw tijd maar één...

Anne Hoekman - Online marketeer
Anne Hoekman
Online marketeer
boekhoudsoftware-selectie.png

Hoe kies ik in 7 stappen de boekhoudsoftware die bij me past?

Welke boekhoudsoftware past het best bij mij? Een stappenplan Of je nou net bent begonnen of al jaren...

Steven Houkes - Webredacteur
Steven Houkes
Webredacteur
Products