De bewaarplicht boekhouden is de termijn dat de administratie van een onderneming moet worden bewaard. Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren. Dit wordt de fiscale bewaarplicht genoemd. Hoewel de belastingdienst streeft naar zo weinig mogelijk administratieve lasten en kortere bewaartermijnen blijft de zeven jaar durende bewaarplicht bestaan. De bewaartermijn begint te lopen na afloop van het boekjaar. Een factuur van bijvoorbeeld augustus 2013 mag dus pas in 2021 worden verwijderd.
Bepaalde onderdelen van de administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Deze basisgegevens moeten zeven jaar bewaard blijven. Na deze termijn worden de gegevens niet meer opgevraagd door de belasting.
- Het grootboek;
- De debiteuren- en crediteurenadministratie;
- De voorraadadministratie;
- De in- en verkoopadministratie;
- De loonadministratie;,
Er zijn wel enkele uitzonderingen. Een voorbeeld is de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, waarbij een bewaarplicht van 10 jaar geldt. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Er moet dus rekening worden gehouden dat deze programma's en bestanden bij een controle gebruikt kunnen worden. Zorg ervoor dat je op een externe harde schijf of maak gebruik van de Cloud om een reservebestand op te slaan van je boekhouding. Mocht je te maken krijgen met brand of diefstal dan ben je nog verplicht om de administratie van de afgelopen zeven jaar te kunnen overleggen. Lees de blog voor tips voor startende ondernemers.
