Spookfacturen zijn facturen voor producten en/of diensten die nooit geleverd zijn. Wanneer je een bedrijf hebt zul je van je leveranciers of andere crediteuren regelmatig facturen ontvangen voor geleverde producten of diensten. Helaas komt het ook voor dat er ‘facturen’ worden gestuurd door malafide bedrijven die je geen dienst of goederen hebben geleverd, maar slechts uit zijn op een betaling. Dit worden spookfacturen genoemd.
Hoe ziet een spookfactuur eruit?
Vaak staat er in kleine letters vermeld dat het gaat om een aanbod en dat er geen verplichting is tot het betalen van het vermeldde bedrag. De ‘factuur’ moet echter goed bekeken worden om tot deze conclusie te komen en deze partijen zijn er enkel op uit om je de fout te laten maken door over te gaan tot betaling.
Ook kan het voorkomen dat er onrechtmatig gebruik wordt gemaakt van een bestaande organisatie die je een ‘factuur’ stuurt. Zo kwam het voor dat er een email was verstuurd vanuit de Kamer van Koophandel naar verschillende ondernemers met het verzoek om een factuur te betalen voor opgevraagde uittreksels. De KvK waarschuwde echter op haar website van deze malafide praktijken en wijst er daarnaast op dat de KvK nooit facturen per email stuurt.
Maak melding van de spookfactuur
Mocht je een spookfactuur ontvangen of heb je twijfels over de echtheid van een factuur dan kun je op de website van Steunpunt Acquisitiefraude (http://www.fraudemeldpunt.nl) melding maken van de spookfactuur of navragen of er andere meldingen zijn geweest met betrekking tot het desbetreffende bedrijf.
Waar op te letten bij de betaling van facturen
- betaal geen facturen zonder dubbele controle (meerdere personen betrekken bij de betaling)
- bekijk de facturen grondig (let op de kleine lettertjes)
- ga na of er geleverde diensten/goederen tegenover de betaling hebben gestaan
- let extra op bij crediteuren die onbekend zijn binnen je bedrijf
- Bij twijfel zoek dan op de bedrijfsnaam vermeld op de factuur, wellicht zijn er al slechte ervaringen gemeld bij bijvoorbeeld de KvK of Steunpunt Acquisitiefraude
Vergelijk verschillende boekhoudprogramma's en vind de software dat bij jou past!
